This website uses cookies to technically implement the functions of our site. With your consent, we also use third-party services to improve the functionality of our website as well as for performance analysis and targeting/advertising purposes, which help us to improve our website. By clicking on "Accept all cookies" you declare your consent, which can be revoked at any time. Further information, in particular on the storage period and recipients, can also be found in our data protection notice & cookie policy.

29 June 2022

NJOFTIM PËR APLIKUESIN PËR PËRPUNIMIN E TË DHËNAVE

NJOFTIM PËR APLIKUESIN PËR PËRPUNIMIN E TË DHËNAVE

(in English below)

Ky njoftim i aplikantit për përpunimin e të dhënave ("Njoftim") do t'ju ofrojë informacion mbi aktivitetet tona të përpunimit të të dhënave në lidhje me informacionin individualisht të identifikueshëm për aplikantët që aplikojnë për pozicione në grupin e kompanive të Transcom. Ju lutemi sigurohuni që çdo aplikacion të shqyrtohet dhe çdo përzgjedhje e kandidatëve të kryhet bazuar në kritere të barabarta dhe të standardizuara, kështu që nuk ka vend për trajtim të pabarabartë të kandidatëve.

 

I. INFORMACION PËR KONTROLLUESIN

Transcom Worldwide Albania Sh.p.k, me zyrë në Rruga Taulantia, tek Euromax, Lagjia 1 2000 Durrës, (“Transcom” ose “ne”) është kontrolluesi i të dhënave në lidhje me aktivitetet e përpunimit të të dhënave të detajuara në këtë njoftim

II. TË DHËNAT / QËLLIMET TUAJA PERSONALE DHE BAZA LIGJORE E PËRPUNIMIT

Ne do të përpunojmë të dhëna personale për ju të mbledhura gjatë procesit të aplikimit dhe intervistës për punë nga vetja juaj, ose palët e treta të autorizuara (d.m.th., agjencitë e rekrutimit, bordet e punës, mediat sociale ose punonjësit të cilët ju keni autorizuar të na japin të dhënat tuaja personale).

1. Kategoritë e të dhënave personale

Kategoritë e të dhënave personale që ne përpunojmë janë si më poshtë ("Të dhënat personale"):

  • Emri i plotë, gjinia, detajet e kontaktit (adresa, numri i telefonit, adresa e postës elektronike), vendi dhe data e lindjes
  • Përvojë profesionale dhe arsimore;
  • Rezultatet dhe vlerësimet e testeve
  • Vlerësime të gjuhës së shkruar dhe të folur dhe testime IT
  • Aftësitë gjuhësore;
  • Kualifikimi për të punuar në vendin që po aplikoni;
  • Çdo informacion tjetër që ju jepni në CV, letrën motivuese dhe / ose dokumentet që ju ofroni me aplikimin tuaj dhe / ose në intervistën e punës;
  • Statusi i aplikimit tuaj;
  • Një vërtetim i certifikatës penale (nëse kërkohet ligjërisht).
  • Regjistrime të intervistave me video (në disa raste; nëse keni dhënë pëlqimin tuaj)

Sigurimi i të dhënave personale është i domosdoshëm për vendimin nëse do të lidhet kontrata e punës me ju (vendimi i punësimit). Sigurimi i të dhënave personale nga ju është vullnetar. Sidoqoftë, nëse nuk siguroni të dhënat tuaja personale, procesi i aplikimit mund të vonohet dhe / ose ne mund ta refuzojmë aplikimin tuaj.

2. Qëllimet e përpunimit dhe baza ligjore

Ne përpunojmë të dhënat tuaja personale në masën e lejuar ose të kërkuar sipas ligjit në fuqi, për qëllimet e mëposhtme. Për më tepër, Transcom mbështetet në arsyet e mëposhtme ligjore për përpunimin e të dhënave tuaja personale:

Qëllimet e përpunimit

Baza Ligjore

Përcaktimi i përshtatshmërisë tuaj për pozicionin për të cilin po aplikoni si pjesë e procesit të aplikimit

  • Përpunimi i të dhënave tuaja personale është i nevojshëm për të përcaktuar nëse një kontratë pune do të lidhet dhe bazohet në Nenin. 6 (1) (b) GDPR dhe dispozitat përkatëse në ligjin vendor për mbrojtjen e të dhënave në lidhje me marrëdhënien (para) e punës.

Mbroni interesat ligjore të Transcom, veçanërisht siç kërkohet për t'u mbrojtur nga pretendimet ligjore

  • Përpunimi është i nevojshëm për qëllimet e interesave legjitime të ndjekura nga Transcom (Neni 6 (1) (f) GDPR) siç tregohet në kolonën e parë.

Përputhja me ligjet në fuqi dhe kërkesat e lidhura me para-punësimin së bashku me administrimin e atyre kërkesave, të tilla si ligjet e punësimit dhe imigracionit

  • Përpunimi është i nevojshëm për respektimin e një detyrimi ligjor të cilit i nënshtrohet Transcom (Neni 6 (1) (c) GDPR)
  •  Përpunimi është i nevojshëm për qëllimet e interesave legjitime të ndjekura nga Transcom (Neni 6 (1) (f) GDPR) siç tregohet në kolonën e parë.

Duke iu përgjigjur dhe duke iu përmbushur kërkesave ligjore nga rregullatorët ose autoritetet e tjera brenda ose jashtë vendit tuaj të origjinës

  • Përpunimi është i nevojshëm për respektimin e një detyrimi ligjor të cilit i nënshtrohet Transcom (Neni 6 (1) (c) GDPR)
  • Përpunimi është i nevojshëm për qëllimet e interesave legjitime të ndjekura nga Transcom (Neni 6 (1) (f) GDPR) siç tregohet në kolonën e parë.

Përpilimi i statistikave dhe raporteve anonime dhe monitorimi i Treguesve Kryesorë të Performancës (KPI) anonime në lidhje me aplikimin tonë dhe proceset e menaxhimit të talenteve

  • Përpunimi është i nevojshëm për qëllimet e interesave legjitime të ndjekura nga Transcom (Neni 6 (1) (f) GDPR) siç tregohet në kolonën e parë.

Mbajtja e të dhënave tuaja personale në “Talent Pool” tonë për të marrë në konsideratë dhe për t'ju kontaktuar për pozicionet e ardhshme në rast se nuk mund t'ju ofrojmë një pozicion në këtë kohë

  • Përpunimi bëhet vetëm nëse keni dhënë pëlqimin për përpunimin e të dhënave tuaja personale për qëllimet e treguara në kolonën e parë (Neni 6 (1) (a) GDPR).

Duke ju dërguar sondazhe të përvojës së kandidatëve para, gjatë dhe pas procesit të rekrutimit dhe përpunimin e përgjigjeve tuaja për të përmirësuar aplikimin tonë dhe proceset e punësimit

  • Përpunimi zhvillohet nëse keni dhënë pëlqimin për përpunimin e të dhënave tuaja personale për qëllimet e treguara në kolonën e parë (Neni 6 (1) (a) GDPR).
  •  Përpunimi është i nevojshëm për qëllimet e interesave legjitime të ndjekura nga Transcom (Neni 6 (1) (f) GDPR) siç tregohet në kolonën e parë.

Duke ju dërguar gazetën tonë të punës për t'ju informuar për pozicionet e hapura në Transcom që mund të jenë të rëndësishme për ju

  • Përpunimi bëhet vetëm nëse keni dhënë pëlqimin për përpunimin e të dhënave tuaja personale për qëllimet e treguara në kolonën e parë (neni 6 (1) (a) GDPR).

Qëllime të tjera për të cilat keni dhënë pëlqimin tuaj për përpunimin e të dhënave tuaja personale

  • Përpunimi bëhet vetëm nëse keni dhënë pëlqimin për përpunimin e të dhënave tuaja personale për qëllimet e treguara në kohën kur keni dhënë pëlqimin tuaj (neni 6 (1) (a) GDPR)

III. TRANSFERIMET E TË DHËNAVE DHE PRANUESIT

1. Përfituesit

Kompanive të tjera të grupeve: Ne mund të transferojmë të dhënat tuaja personale tek palët e tjera, siç lejohet për interesat legjitime të Transcom (dmth. Në dritën e strukturës sonë globale për të lejuar rekrutimin global dhe për të lejuar të gjithë menaxherët dhe rekrutuesit përkatës të cilët mund të jenë të vendosur në Kompani të ndryshme të grupit Transcom për të shqyrtuar aplikimin).

Menaxhimi i aplikimit të Transcom kryhet në bashkëpunim me Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, kati i 15-të, PO Box 45033, SE-104 30 Stokholm, Suedi (Transcom WorldWide). Në përputhje me Nenin. 26 GDPR, Transcom WorldWide është bashkarisht përgjegjës me kompaninë për të cilën ju po aplikoni për përpunimin e të dhënave të aplikimit tuaj.

Palët e treta: Transcom dhe / ose kompani të tjera të grupit Transcom gjithashtu mund të transferojnë të dhënat tuaja tek agjencitë qeveritare dhe rregullatorët, gjykatat dhe autoritetet qeveritare, të gjitha në përputhje me ligjin në fuqi dhe tek këshilltarët e jashtëm që veprojnë si kontrollues (p.sh., avokatët, llogaritarët, auditorët etj). Ne gjithashtu bashkëpunojmë me agjencitë e rekrutimit dhe shkëmbejmë të dhëna personale në rast se ju jeni referuar tek ne ndërmjet tyre.

Ofruesit e shërbimeve (brenda dhe jashtë grupit Transcom): Kontrata e Transcom me ofruesit e shërbimeve të palëve të treta ose kompani të tjera të grupit Transcom si pjesë e operacioneve të saj normale të biznesit për të kryer detyra të caktuara të rekrutimit dhe burimeve njerëzore ose të lidhura me IT, menaxhim global të BNJ ( dmth., rekrutimi global, për të siguruar sisteme dhe rrjete globale të sigurta si një ofrues shërbimi për kompanitë në grupin Transcom ku të gjitha ose disa kompani të grupit Transcom mund të përpunojnë të dhënat personale). Transcom gjithashtu kontrakton me qendra gjuhësore për të na ndihmuar në vlerësimin e aftësive tuaja gjuhësore.

Sistemi Recruitee: Ne përdorim Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Hollandë) si sistemin tonë për grumbullimin e talenteve dhe administrimit të aplikacioneve. Sistemi Recruitee mbledh të dhëna personale të aplikantëve në Bashkimin Evropian. Kur aplikoni për një pozicion në Transcom, Recruitee përdor cookies. Për informacion të mëtejshëm në lidhje me përdorimin e cookies, ju lutemi referojuni njoftimit për mbrojtjen e të dhënave në faqen tonë të internetit dhe politikës së cookie-t.

Aon: Ne përdorim ofruesin e shërbimit Aon plc. (Aon Center, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, Angli) për vlerësime dixhitale të talenteve për të përcaktuar nëse jeni i përshtatshëm për pozicionin për të cilin aplikuat.

2. Transferimet ndërkufitare të të dhënave

Ne transferojmë të dhënat tuaja personale jashtë vendit ku ndodheni. Disa grumbullues të të dhënave tuaja personale ndodhen në një vend tjetër për të cilin Komisioni Evropian nuk ka lëshuar një vendim që ky vend të sigurojë një nivel të përshtatshem të mbrojtjes së të dhënave, përkatësisht: SH.B.A., Serbia, Filipinet, Tunizia, Shqipëria, Egjipti, Bosnja dhe Hercegovina.

Disa marrës janë të vendosur jashtë Zonës Ekonomike Evropiane (“EEA”) në vendet për të cilat Komisioni Evropian ka lëshuar vendime për përshtatshmëri (të cilat mund të përfshijnë Andorra, Argjentinë, Kanada) (për organizatat jo-publike që i nënshtrohen Mbrojtjes së Informacionit Personal Kanadez dhe Elektronik), Zvicër, Ishujt Faeroe, Guernsey, Izrael, Isle of Man, Japoni, Jersey, Uruguai dhe Zelanda e Re).

Në secilin rast, transferimi njihet si sigurimi i një niveli të përshtatshëm të mbrojtjes së të dhënave nga perspektiva e ligjit evropian për mbrojtjen e të dhënave (neni 45 GDPR).
Me anë të bërit pjesë në marrëveshjen e përshtatshme për transferimin e të dhënave bazuar në Klauzola Standarde Kontraktuale (2010/87 / EU dhe / ose 2004/915 / EC) siç referohet në Nenin. 46 (5) GDPR ose mjete të tjera të përshtatshme, të cilat janë të arritshme përmes detajeve të mëposhtme të kontaktit, ne kemi vërtetuar se të gjithë grumbulluesit e tjerë të vendosur jashtë EEA do të sigurojnë një nivel te përshtatshëm të mbrojtjes së të dhënave për të Dhënat Personale dhe se masat e duhura teknike dhe organizative të sigurisë janë në dispozicion për të mbrojtur të dhënat personale kundër shkatërrimit aksidental ose të paligjshëm, humbjes ose ndryshimit aksidental, zbulimit ose aksesit të paautorizuar dhe kundër të gjitha formave të tjera të paligjshme të përpunimit. Çdo transferim i radhës (përfshirë bashkëpunëtorët tanë jashtë EEA) i nënshtrohet kërkesave të përshtatshme për transferimin e mëtejshëm siç kërkohet nga ligji në fuqi.

IV. PERIUDHAT E RUAJTJES

Të dhënat personale të përpunuara për qëllimet e mëposhtme do të ruhen vetëm në masën e nevojshme gjatë procesit të aplikimit dhe në një periudhe të arsyeshme vijuese (duke marrë parasysh periudhat e parashkrimit) siç kërkohet ose lejohet sipas ligjit në fuqi (p.sh., siç është e nevojshme për t'u mbrojtur nga pretendimet në lidhje me procesin e aplikimit, ose në përputhje me detyrimet e Transcom në lidhje me mbajtjen e të dhënave siç përcaktohet nga ligjet në fuqi). Nëse fillon një veprim gjyqësor ose disiplinor, të dhënat personale mund të ruhen deri në fund të veprimit, duke përfshirë çdo periudhë të mundshme për apelim, dhe më pas do të fshihen ose arkivohen siç lejohet nga ligji në fuqi. Për më tepër, ne do të ruajmë të dhënat tuaja personale për aq kohë sa mbulohet nga pëlqimi juaj.

Në parim, ne do të ruajmë të dhënat tuaja personale për aq kohë sa kërkohet ose lejohet nga ligji në fuqi. Më pas, ne do të heqim të dhënat tuaja personale nga sistemet dhe regjistrat tanë dhe / ose do të ndërmarrim hapa për t'i anonimuar siç duhet, në mënyrë që të mos identifikoheni më prej tyre.

V. TË DREJTAT TUAJA STATUTORE

Nën kushtet e përcaktuara në ligjin në fuqi, (p.sh., GDPR), ju keni të drejtat e mëposhtme:

  1. E drejta e aksesit: Ju keni të drejtë të merrni nga ne konfirmimin nëse të dhënat personale në lidhje me ju po përpunohen ose jo, dhe, kur është rasti, të kërkoni të drejtën e të dhënave personale. Informacioni i aksesit përfshin - ndër të tjera - qëllimet e përpunimit, kategoritë e të dhënave personale në fjalë, dhe marrësit ose kategoritë e marrësve të cilëve u janë dhënë ose do të zbulohen të dhënat personale.
    Ju keni të drejtë të merrni një kopje të të Dhënave Personale që i nënshtrohet përpunimit. Për kopjet shtesë të kërkuara nga ju, ne mund të kërkojmë një tarifë të arsyeshme bazuar në kostot administrative.
  2. E drejta për korrigjim: Ju keni të drejtë të merrni nga ne korrigjimin e të dhënave të pasakta personale në lidhje me ju. Në varësi të qëllimeve të përpunimit, ju keni të drejtë të keni të dhëna personale jo të plota të plotësuara, duke përfshirë edhe sigurimin e një deklarate shtesë.
  3. E drejta për fshirje (e drejta për tu harruar): Ju keni të drejtën të na kërkoni të fshini të dhënat tuaja personale, në këtë rast duhet të jemi dakort.
  4. E drejta për kufizimin e përpunimit: Ju keni të drejtë të kërkoni kufizimin e përpunimit të të dhënave tuaja personale. Në këtë rast, të dhënat përkatëse do të shënohen dhe mund të përpunohen vetëm nga ne për qëllime të caktuara.
  5. E drejta për transportueshmëri të të dhënave: Ju keni të drejtë të merrni të dhënat personale në lidhje me ju që na i keni dhënë në një format të strukturuar, të përdorur zakonisht dhe të lexueshëm dhe keni të drejtën t'i transmetoni ato të dhëna personale një subjekti tjetër pa pengesa nga ne .
  6. E drejta për të kundërshtuar:

Ju keni të drejtë të kundërshtoni, për arsye që lidhen me situatën tuaj të veçantë, në çdo kohë për përpunimin e të dhënave tuaja personale nga ne dhe nga ne mund të kërkohet që të mos përpunojmë më të dhënat tuaja personale. Nëse keni të drejtë të kundërshtoni dhe e ushtroni këtë të drejtë, të dhënat tuaja personale nuk do të përpunohen më për qëllime të tilla nga ne. Ushtrimi i kësaj të drejte nuk do të sjellë asnjë kosto.

Një e drejtë e tillë për të kundërshtuar mund të mos ekzistojë, në veçanti, nëse përpunimi i të dhënave tuaja personale është i nevojshëm për të marrë hapa para lidhjes së një kontrate ose për të performuar një kontratë tashmë të lidhur.

 

7. E drejta për të tërhequr pëlqimin:

Nëse keni dhënë pëlqimin tuaj në lidhje me lloje të caktuara të aktiviteteve të përpunimit, mund ta tërhiqni këtë pëlqim në çdo kohë me efekt në të ardhmen. Një tërheqje e tillë nuk do të ndikojë në ligjshmërinë e përpunimit para tërheqjes së pëlqimit.

 

Ju lutemi vini re se të drejtat e lartpërmendura mund të kufizohen sipas ligjit të zbatueshëm kombëtar për mbrojtjen e të dhënave.

Në rast të ankesave, ju gjithashtu keni të drejtë të paraqisni një ankesë tek autoriteti mbikëqyrës kompetent, veçanërisht në Shtetin Anëtar të vendbanimit tuaj të zakonshëm ose shkelje të pretenduar të GDPR.

VI. NA KONTAKTONI

Nëse dëshironi të ushtroni të drejtat tuaja të subjektit të të dhënave ose nëse keni ndonjë pyetje tjetër në lidhje me këtë njoftim, ju lutemi drejtojini kërkesën tuaj kontrolluesit (shih Seksionin I. më lart) ose zyrtarit për mbrojtjen e të dhënave, i cili mund të kontaktohet në DPO@transcom.com

VII. NJOFTIMET E TJERA TË MBROJTJES SË TË DHËNAVE

Për informacion të mëtejshëm se si Transcom përpunon të dhënat tuaja personale në lidhje me faqet e internetit të Transcom ose pranitë e mediave sociale të Transcom ju lutemi referojuni njoftimeve përkatëse të mbrojtjes së të dhënave, të cilat mund t'i gjeni këtu.

VIII: NDRYSHIMET

Ju lutemi vini re se ky njoftim do të ndryshohet në rast se është e nevojshme për të pasqyruar ndryshimet në trajtimin e të dhënave tuaja personale nga Transcom.

 

APPLICANT NOTICE ON DATA PROCESSING

This applicant notice on data processing (“Notice”) will provide you with information on our data processing activities with respect to individually identifiable information about applicants applying for positions at the Transcom group of companies. Please be assured that every application is reviewed and every candidate selection is conducted based on equal and standardized criteria, so there is no room for unequal treatment of candidates.

I. INFORMATION ON THE CONTROLLER

Transcom Worldwide Albania Sh.p.k, me zyrë në Rruga Taulantia, tek Euromax, Lagjia 1 2000 Durrës (“Transcom” or “we”) is the data controller with respect to the data processing activities detailed in this Notice.

II. YOUR PERSONAL DATA/PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

We will process personal data about you collected during the application and job interview process from yourself, or authorized third parties (i.e., recruitment agencies, job boards, social media, or employees which you authorized to provide your personal data to us). 

1. Categories of Personal Data

The personal data categories that we process are as follows ("Personal Data"):

  • Full name, gender, contact details (address, phone number, email address), place and date of birth.
  • Professional and educational experience.
  • Test scores and assessments.
  • Written and spoken language and IT assessments.
  • Language skills.
  • Eligibility to work in the Country you are applying;
  • Any other information you provide in your CV, cover letter and/or the documents you provide with your application and/or in the job interview.
  • The status of your application.
  • A certificate of good conduct (if legally required).
  • Recordings of video interviews (in some cases; if you have given your consent).

The provision of Personal Data is necessary for the decision whether an employment contract with you will be concluded (hiring decision). The provision of Personal Data by you is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, the application process may be delayed and/or we may reject your application.

2. Processing Purposes and legal basis

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data:

Processing Purposes

Legal basis

Determining your suitability for the position you are applying for as part of the application process

  • The processing of your Personal Data is necessary to determine whether an employment contract will be entered into and is based on Art. 6 (1) (b) GDPR and the corresponding provisions in local data protection law relating to the (pre-) employment relationship.

Protect the legal interests of Transcom, in particular as required to defend against legal claims

  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Complying with applicable laws and pre-employment-related requirements along with the administration of those requirements, such as  employment and immigration laws

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Transcom is subject (Art. 6 (1) (c) GDPR)
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Responding to and complying with requests and legal demands from regulators or other authorities in or outside of your home country

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Transcom is subject (Art. 6 (1) (c) GDPR)
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Compiling anonymous statistics and reports and monitoring anonymous Key Performance Indicators (KPIs) regarding our application and talent management processes 

  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Keeping your Personal Data in our Talent Pool to consider and contact you for future positions in case we cannot offer you a position at this time

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).

Sending you candidate experience surveys before, during and after the recruitment process and processing your answers to improve our application and hiring processes

  • The processing takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Sending you our job newsletter to inform you of open positions at Transcom that might be relevant for you

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).

Other purposes for which you have given your consent to the processing of your personal data

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated at the time you have given your consent (Art. 6 (1) (a) GDPR)

III. DATA TRANSFERS AND RECIPIENTS

1. Recipients

To other group companies: We may transfer your Personal Data to other parties, as permitted for the legitimate interests of Transcom (i.e. in light of our global structure to allow for global recruitment and to allow all relevant managers and recruiters which may be located at different Transcom group companies to review the application).

Transcom’s application management is carried out in cooperation with Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15th floor, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Sweden (Transcom WorldWide). In accordance with Art. 26 GDPR, Transcom WorldWide is jointly responsible with the company whose job advertisement you are applying for for the processing of your application data.

Third parties: Transcom and/or other Transcom group companies may also transfer your data to governmental agencies and regulators, courts, and government authorities, all in accordance with applicable law and to external advisors acting as controllers (e.g., lawyers, accountants, auditors etc.).We also cooperate with recruitment agencies and exchange personal data in case you were referred to us by them.

Service providers (within and outside Transcom group): Transcom contracts with third party service providers or other Transcom group companies as part of its normal business operations to carry out certain recruitment- and human resources-related or IT-related tasks, global HR management (i.e., global recruitment, to provide secure global systems and networks as a service provider to the companies in Transcom group where all or some Transcom group companies can process Personal Data). Transcom also contracts with language schools to assist us with the assessment of your language skills.

Recruitee: We use Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Netherlands) as our talent acquisition and application management system. Recruitee hosts personal data of applicants in the European Union. When you apply for a position at Transcom, Recruitee uses cookies. For further information regarding the use of cookies, please also refer to our website data protection notice and cookie policy.

Aon: We use the service provider Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

2. Cross-Border Data Transfers

We transfer your Personal Data outside of the country you are located. Some recipients of your Personal Data are located in another country for which the European Commission has not issued a decision that this country ensures an adequate level of data protection, namely: the U.S., Serbia, the Philippines, Tunisia, Albania, Egypt, Bosnia and Herzegovina.

Some recipients are located outside of the European Economic Area (“EEA”) in countries for which the European Commission has issued adequacy decisions (which may include Andorra, Argentina, Canada (for non-public organizations subject to the Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Switzerland, Faeroe Islands, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Uruguay, and New Zealand). In each case, the transfer is thereby recognized as providing an adequate level of data protection from a European data protection law perspective (Art. 45 GDPR).

By way of entering into appropriate data transfer agreements based on Standard Contractual Clauses (2010/87/EU and/or 2004/915/EC) as referred to in Art. 46 (5) GDPR or other adequate means, which are accessible via the below contact details, we have established that all other recipients located outside the EEA will provide an adequate level of data protection for the Personal Data and that appropriate technical and organizational security measures are in place to protect Personal Data against accidental or unlawful destruction, accidental loss or alteration, unauthorized disclosure or access, and against all other unlawful forms of processing. Any onward transfer (including our affiliates outside the EEA) is subject to appropriate onward transfer requirements as required by applicable law.

IV. RETENTION PERIODS

Personal Data processed for the purposes hereunder will be stored only to the extent necessary during the application process and a following reasonable period (taking into account statutory limitation periods) as required or permitted under applicable law (e.g., as necessary to defend against claims in relation to the application process, or to comply with Transcom's obligations regarding data retention as established in the applicable laws). If a judicial or disciplinary action is initiated, the Personal Data may be stored until the end of such action, including any potential periods for appeal, and will then be deleted or archived as permitted by applicable law. Other than that we will only retain your Personal Data as long as is covered by your consent.

In principle we will retain your Personal Data as long as required or permitted by applicable law. Afterwards, we will remove your Personal Data from our systems and records and/or take steps to properly anonymize it so that you can no longer be identified from it.

V. YOUR STATUTORY RIGHTS

Under the conditions set out under applicable law, (e.g. GDPR), you have the following rights: 

1. Right of access: You have the right to obtain from us confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia – the purposes of the processing, the categories of Personal Data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the Personal Data have been or will be disclosed. 

You have the right to obtain a copy of the Personal Data undergoing processing. For additional copies requested by you, we may charge a reasonable fee based on administrative costs.

2. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.

3. Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to ask us to erase your Personal Data, in which case we have to comply.

4. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes.

5. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.

6. Right to object: 

You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your Personal Data by us and we can be required to no longer process your Personal Data. If you have a right to object and you exercise this right, your Personal Data will no longer be processed for such purposes by us. Exercising this right will not incur any costs. 

Such a right to object may not exist, in particular, if the processing of your Personal Data is necessary to take steps prior to entering into a contract or to perform a contract already concluded.

 

7. Right to withdraw consent: 

If you have given your consent regarding certain types of processing activities, you can withdraw this consent at any time with future effect. Such a withdrawal will not affect the lawfulness of the processing prior to the consent withdrawal. 

Please note that the aforementioned rights might be limited under the applicable national data protection law.

In case of complaints you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence or alleged infringement of the GDPR.

VI. CONTACT US

If you wish to exercise your data subject rights or if you have any other questions concerning this Notice, please address your request to the controller (see Section I. above) or the data protection officer, who can be contacted at DPO@transcom.com.

 

VII. OTHER DATA PROTECTION NOTICES

For further information on how Transcom processes your personal data in connection with Transcom’s websites or Transcom’s social media presences please refer to the relevant data protection notices, which you can find here.

VIII. CHANGES

Please note that this Notice will be amended in case such is necessary to reflect changes in Transcom's handling of your Personal Data.